Nomenklatúra prípadov. Poradie formácie

Všetky dokumenty po ich vykonaní musia byťsú zoskupené v podnikaní. Pod pojmom "business" v súlade s GOST 51141-98 treba chápať jeden dokument alebo súbor dokumentov, ktoré sa vzťahujú k určitému smeru organizácie a umiestnené v priečinku v samostatnej obálke. Pre správnu tvorbu, ukladanie a zaznamenávanie prípadov v každej organizácii musí každý rok (s prihliadnutím k zmenám vo vonkajšom i vnútornom prostredí) komponentov nomenklatúry vecí, čo je nevyhnutné pre rýchle vyhľadávanie dokumentov.

Pri formulovaní záležitostí akejkoľvek jednotky,vedené požiadavkami jedného štátneho systému správy záznamov. Hlavné ustanovenia sú uvedené v GOST 51141-98, dokumenty hlavného archívneho oddelenia pod vládou Ruskej federácie, metodické pokyny archívnych orgánov, zoznamy dokumentárnych materiálov. Je potrebné dodržiavať podmienky uchovávania dokumentov a prípadov. Ak je organizácia so zložitou štruktúrou a množstvom funkcií, potom v každej divízii av celej organizácii existujú spoločné zásady systematizácie dokumentov, tvorby a indexovania prípadov. Preto by sa mala vytvoriť nomenklatúra záležitostí personálneho oddelenia, služba kvality, akákoľvek iná štruktúrna časť alebo samotná organizácia, berúc do úvahy požiadavky normatívnych dokumentov.

V prvej fáze je potrebné určiť rozsah problémov akategóriu dokumentov, ktoré by mali obsahovať nomenklatúru záležitostí jednotky alebo organizácie. Tu musíme pokračovať v potrebe pokryť celý objem dokumentácie, vytvorenej aj prijatej. Ak sa v práci vyskytujú nové otázky, ktoré nie sú uvedené v nomenklatúre, musia sa k nej pridať dodatky. Forma nomenklatúry prípadov by mala umožniť, aby bola aktualizovaná včas. Preto pri indexovaní prípadov by malo byť možné vytvárať nové indexy a vylúčiť výmenu predtým priradených indexov už vytvorených prípadov. Prebiehajúca nedokončená obchodná činnosť sa prevedie do nomenklatúry nasledujúceho roka so zachovaním pôvodného čísla.

Názov každého prípadu by mal byť jasný aúplne zverejniť zloženie prípadu a obsah dokumentov, ktoré sú umiestnené v tejto zložke. V priečinku je potrebné zadať index a dobu ukladania prípadu. Konsolidácia prípadov sa vykonáva na nominálnom základe, napríklad príkazy, zápisy, príkazy atď. Prípady sa môžu vytvoriť podstatným spôsobom, napríklad korešpondencia s určitým korešpondentom, korešpondencia o dodávkach surovín, korešpondencia s korešpondentmi zjednotenými na územnom základe atď.

Pri zoskupovaní dokumentov by ste malipozornosť na načasovanie ich ukladania. Dokumenty dočasného a trvalého uskladnenia alebo s inou trvanlivosťou nemožno skombinovať do jedného súboru. Nie je dovolené vkladať návrhy, irelevantné dokumenty alebo kópie kópií. Pri vytváraní prípadov je potrebné skontrolovať prítomnosť všetkých podpisov v dokumente, ako aj správnosť jeho vykonania.

Indexovanie prípadov a poradie ich poradia by malo byťvyrobené podľa stupňa dôležitosti. Najdôležitejšie dokumenty sú uvedené najskôr (objednávky, objednávky alebo iné administratívne dokumenty). Nomenklatúra prípadov by mala obsahovať indexy a okruhy prípadov, podmienky ich uloženia, poradie evakuácie. Nomenklatúra prípadov sa schvaľuje v poradí stanovenom v organizácii a koordinuje sa s úradníkom štátneho archívu regiónu. Na konci roka sa v nomenklatúre vydáva záverečný záznam, v ktorom sa uvádza počet prípadov, ktoré boli v danom roku otvorené pre každú kategóriu. Podanie prípady trvalé archiváciu alebo odstránenie dočasných prípadov skladovania (pri splatnosti) sa vykonáva v Pokyne na funkcionára prácu organizačného práva.