Ako je vypracovaný záznam o stretnutí pracovného kolektívu?

Kancelárska práca v akomkoľvek podniku(organizácia) zabezpečuje vytvorenie, riadnu registráciu a účtovanie potrebných dokumentov. Táto funkcia sa zvyčajne vzťahuje na povinnosti tajomníka alebo jedného z personálu personálnej služby. Okrem iných dokumentov sa protokol považuje za jeden z najdôležitejších organizačných a administratívnych dokumentov. Ako a pre čo sa to robí? Odpovedajte na tieto otázky postupne.

Organizácia schôdze a príprava zápisnice

Prakticky protokol (stretnutia, stretnutia,schôdza, konferencia, seminár) je dokument, ktorý odráža postupnosť diskusie o zvažovaných otázkach, stanovených rozhodnutiach a termínoch ich realizácie. Záznam o stretnutí pracovného kolektívu spravuje spravidla tajomník stretnutia. Následne ho vytiahne a odovzdá ho predsedovi na podpis. Mechanizmus celého postupu na organizovanie a usporiadanie stretnutia je dosť jednoduchý. Najprv musíte urobiť prípravné práce. Tajomník sa to zaoberá. Musí:

1. Koordinácia programu s vedením. Niekoľko otázok sa zvyčajne diskutuje. Tajomník určuje poradie ich diskusie, berúc do úvahy schválené predpisy. Potom s programom je potrebné oboznámiť všetkých účastníkov stretnutia a pozvaných osôb.
2. Pripravte si registračný list. Tento dokument vyhotovuje tajomník, aby následne zapísal do záznamu počet účastníkov.
3. Distribúte abstrakty medzi účastníkmiprejavy a referenčná literatúra (grafy, tabuľky, ekonomické výpočty). Tajomník by mal replikovať dostupné dokumenty a distribuovať ich všetkým prítomným.
4. Udržujte podrobný záznam o pokroku schôdze.
5. Vhodne vypracuje protokol o stretnutí pracovného kolektívu na konci schôdze a prenesie ho na oboznámenie a schválenie predsedovi (vedúcemu podniku).

Takýto dokument je vypracovaný v súlade so špecifikovanou GOST. Záznam stretnutia pracovného kolektívu, rovnako ako ktorýkoľvek iný, pozostáva z niekoľkých častí:

1. Záhlavie. Obsahuje:

• názov organizácie (JSC "Himplast");
• typ (názov) dokumentu ("protokol");
• dátum a číslo;
• miesto konania schôdze (vypracovanie protokolu);
• ("Zbierky pracovného kolektívu").

2. Úvodná poznámka. Tu sa uvádza: Meno predsedu zasadnutia, jeho tajomník, ako aj prítomní a pozvaní. Napríklad:

Predseda - Mikhailov SM

Tajomník - Ivanov II

Súčasné: Sidorov A.R., Koshkin S.T.

Pozvaný: riaditeľ OOO "Rus" Petrov NK, obchodný riaditeľ spoločnosti "Farba" Semenov TD

Ak je počet zamestnancov prítomných v hale väčší ako 15 osôb, iba ich celkové číslo sa zaznamenáva na základe registračného listu.

3. Hlavné. Obsahuje nevyhnutne 3 zložky:

• koho "počúval";
• na stretnutí "Vystúpené prejavy";
• že nakoniec "rozhodol" ("vyriešený").

4. Registrácia. Protokol stretnutia pracovného kolektívu končí podpismi predsedu a tajomníka, pričom sa uvádzajú FIO a pracovné miesto.

Spracovanie všetkých záznamov zvyčajne trváčas, ale nie viac ako 5 dní. Po podpise protokolu stretnutia pracovného kolektívu nadobúda plnú právnu silu. Potom by mal byť upozornený na všetkých členov tímu. Za týmto účelom urobte kópiu a preneste ju zamestnancom spolu so skúšobným listom.

Rôzne možnosti

Zhotovenie zápisnice zo stretnutia pracovného kolektívu,sekretárka výberu si vyberie nezávisle. Ak agenda obsahuje otázky týkajúce sa vytvorenia rôznych komisií a schválenia ich zloženia, bude správnejšie zmeniť hlavnú časť. Viac logická a zrozumiteľná verzia bude pozostávať z nasledujúcich častí:

• "Ponúkali sa zvoliť";
• "Hlasoval: za, proti, zdržal sa";
• "Bolo prijaté rozhodnutie".

V tejto podobe bude viditeľnejšia podstata volieb a postup pre diskusiu o kandidátoch. Zvyšok dokumentu môžete zostať nezmenený.

V úzkom kruhu

Môžete zvážiť príklad protokolu stretnutiaPracovný kolektív, na ktorom sú prítomní iba zamestnanci podniku. V tomto prípade nie je potrebné uviesť "pozvaných" osôb a táto položka sa jednoducho zruší. A ak sa na tomto stretnutí zoberie do úvahy iba jedna otázka, dokument sa vykoná v zjednodušenej verzii. Aby sme sa oboznámili, nie je potrebné distribuovať kópie všetkým prítomným. V tomto prípade môže byť úloha zjednodušená. Tajomník môže urobiť výpis z protokolu a zverejniť ho na tabuľke. Vďaka výsledkom stretnutia sa všetci zainteresovaní členovia kolektívu môžu zoznámiť, vrátane tých, ktorí sa ho osobne nemohli zúčastniť. Takýto dokument bude úplnou kópiou pôvodného dokumentu s výnimkou podpisu predsedu. Namiesto toho bude verifikačný nápis od sekretárky.