Preskúmanie hodnoty dokumentov

Činnosť akéhokoľvek podniku na prvom miesteje spojená s tvorbou obrovského množstva dokumentov rôzneho obsahu a druhu. Nie všetky dokumenty sú však cenné. Niektorí sa môžu stať zdrojom štúdia ekonomického, kultúrneho a politického života, pretože prinášajú cenné informácie. Ostatné dokumenty majú úzky praktický význam. Preto úloha všetkých dokumentov nemôže byť považovaná za rovnakú. Hlavnou úlohou skúšky je určiť dokumentáciu historickej hodnoty a vybrať ju na uloženie. Hodnota je určená informačnými schopnosťami dokumentov z vedeckého, historického, hospodárskeho, sociálneho, kultúrneho alebo politického významu.

Preskúmanie hodnoty dokumentov - identifikáciasocio-kultúrne, vedecké a historickú hodnotu dokumentu a jeho praktický význam na základe princípov a kritérií pre výber hodnoty vkladu a stanoviť lehoty na uchovávanie údajov.

Preskúmanie dokumentov sa vykonáva,spravidla osobitná expertná komisia zriadená v podniku. Komisia je vytvorená spomedzi kvalifikovanejších zamestnancov na základe príkazu vedúceho organizácie pozostávajúceho zo štyroch alebo piatich ľudí. Povinnými členmi komisie sú hlavný účtovník, vedúci archívu a vedúci oddelenia podpory dokumentácie.

V procese práce komisia vychádza z princípov vyvinutých praxou a teóriou archívneho podnikania. Sú to princípy komplexnosti, historizmu, sociálno-politickej neutrality a zložitosti.

Vzhľadom na tieto zásady,Kritériá na preskúmanie dokumentu. Kritériá sú súbor vlastností, ktoré musí dokumentácia zodpovedať. V súčasnosti existujú 3 hlavné skupiny kritérií na určenie hodnoty údajov:

1. pôvod;

2. obsah;

3. Externé funkcie.

Skupina kritérií pre pôvod dokumentu obsahuje nasledujúce parametre:

1. Význam osoby alebo inštitúcie, ktorá vytvorila dokumentáciu. Čím dôležitejšia je jej úloha v národnom hospodárstve, v systéme štátnej správy, vedy, kultúry a ďalších odvetviach, tým sú cennejšie údaje.

2. Miesto a čas tvorby dokumentov. Dôležité informácie sú zaznamenané, zaznamenané súčasne s popísanou udalosťou alebo krátko po nej. Okrem toho budú informácie dôležitejšie, ak budú opravené na tom istom mieste, kde sa udalosť vyskytla.

3. Intenzita dokumentácie. Informácie budú o to cennejšie, čím menej publikácií sú.

Skúmanie hodnoty dokumentov má preto vyzdvihnúť tie dokumenty, ktoré odrážajú históriu verejného života alebo konkrétnu organizáciu v rozhodujúcich okamihoch.

Obsahové kritériá zahŕňajú nasledujúce hlavné parametre:

1. Význam informácií. Dokumenty, ktoré obsahujú jedinečné informácie, dostanú v skúške veľké hodnotenie.

2. Druhy dokumentov. V procese práce by sa mali uprednostňovať dokumenty určené na zaznamenávanie najdôležitejších aspektov činnosti organizácie a života spoločnosti.

3. Opakujte tieto informácie. Informácie budú o to cennejšie, tým menej sa to stane.

Medzi kritériá pre externé funkcie patria:

1. Pravosť dokumentov. Preskúmanie hodnoty dokumentov je tiež potrebné na vyhodnotenie pravosti informácií. V prípade, že sa kópia vyhodnotí, musí byť riadne vydaná a certifikovaná.

2. Právna sila dokumentácie. Veľmi dôležitý je v procese administratívnej práce, ako už bolo uvedené, správne vykonanie dokumentácie.

3. stupeň bezpečnosti dokumentácie.

4. Umelecké prvky.

Tieto kritériá sa považujú za podmienené. Preskúmanie hodnoty dokumentov môže zahŕňať ďalšie kritériá v závislosti od cieľov a špecifických vlastností podniku.

</ p>